Dosen Ukrida Jelaskan Soal Papan Kanban, Kunci Kolaborasi Efektif, dari Toyota Sampai ke Ruang Kelas

TRIBUNJAKARTA.COM - Manajemen projek selalu tentang kolaborasi tim lintas fungsional agar bisa bekerja efektif sesuai tujuan yang dicanangkan. Sebaliknya, kegagalan projek juga selalu terkait dengan kegagalan kolaborasi. Penugasan dan penempatan yang tidak tepat membuat sistem kolaborasi tidak berjalan dan akhirnya tujuan tidak tercapai. Namun, Dosen Program Studi Sistem Informasi, Universitas Kristen Krida Wacana (Ukrida), Marcel, memiliki solusi untuk menciptakan kolaborasi yang baik dalam projek manajemen.

Marcel memaparkan Kanban sebagai alat bantu pembentuk kolaborasi. Kanban sendiri berasal dari Jepang yang berarti tanda visual atau kartu. Mulai diimplementasikan pertama kali oleh seorang insiyur Toyota bernama Taiichi Ono di tahun 1940. Tujuan utamanya jelas, yaitu efisiensi produksi.

Bisa dikatakan ini merupakan salah satu resep sukses Toyota sehingga membawa mereka menjadi salah satu raksasa otomotif, mengungguli para rival mereka dari Barat yang justru sudah jauh lebih senior dalam hal manufaktur.

Marcel menjelaskan, Konsep Kanban berawal dari pengamatan Taiichi Ono di toko-toko (minimarket/supermarket), bagaimana mereka mampu mengelola inventaris dengan begitu efisien sesuai jumlah permintaan konsumen. Toko-toko ini melakukan pemesanan ulang kepada para pemasok mereka berdasarkan tanda visual, yaitu rak yang hampir kosong. Konsep inilah yang selanjutnya diadopsi oleh Ono dalam mengelola inventaris Toyota di lantai produksi.

Alur sederhananya, karyawan di bagian produksi menggunakan kartu sebagai identifikasi inventaris, yang selanjutnya akan dikirimkan ke bagian gudang dengan segera (realtime) ketika item tertentu kosong atau tidak memadai, yang kemudian ditindaklanjuti oleh bagian gudang dengan melakukan pemesanan kepada pemasok. Tujuannya, selain meminimalisir dimana proses produksi terhenti atau terganggu karena ada komponen tertentu yang kosong (habis), juga menghindari timbunan komponen tertentu yang ternyata belum dibutuhkan.

Konsep cara kerja ini yang selanjutnya menjadi cikal bakal dari konsep 'Just-in-Time' -nya Toyota yang mendunia. Saat ini penerapannya sudah berbasis teknologi informasi, sistem di lantai produksi Toyota sudah terhubung dengan para pemasoknya secara realtime, walaupun begitu, konsep filosofi kerjanya masih tetap sama mengacu pada metode Kanban.

Pada perkembangannya, marcel mengungkapkan bahwa metode Kanban terus berkembang dan semakin relevan karena semakin banyak perusahaan, organisasi baik yang berorientasi pada laba maupun nirlaba, merasakan manfaat dan pentingnya kolaborasi. Jadi jangan heran, kalau saat ini kita akan menemukan bahwa Kanban digunakan sebagai alat kolaborasi untuk merumuskan strategi pemasaran, membuat perencanaan produk atau layanan baru, membuat desain pemasaran atau kampanye produk/layanan tertentu, mengembangkan perangkat lunak, dan termasuk sebagai alat produktivitas pribadi.

Bagi Marcel, Kanban adalah metode alur kerja yang sangat sederhana dan mudah diimplementasikan, namun berdampak riil terhadap efisiensi. Kunci dari Kanban adalah visual, artinya seluruh tim yang terlibat harus memiliki akses visual terhadap Kanban 'board', yang disebut papan kanban, namun bisa juga berupa karton atau cetakan yang ditempel di dinding, yang penting informasi pada papan Kanban harus cukup besar supaya mudah dilihat, mudah dibaca, dan disadari keberadaannya oleh seluruh anggota tim.

3 Kolom

Marcel menjelaskan, setidaknya papan Kanban terdiri atas 3 kolom, yaitu: "Todo, Doing, Done". Siapapun yang melihat papan ini pastinya dapat segera memahami apa yang sedang dikerjakan oleh tim, pekerjaan mana saja yang masih belum tersentuh, mana yang masih dalam proses, mana yang sudah selesai, dan siapa bertanggung jawab untuk pekerjaan tertentu.

Inilah esensi dari kolaborasi, masing-masing secara personal memahami dengan jelas peran dan tanggung jawabnya, anggota juga harus tahu bagaimana pekerjaanya mungkin menjadi estafet untuk anggota tim lainnya. Di saat yang sama pemimpin tim bisa memantau kinerja tim tanpa harus bertanya-tanya ke setiap anggota tim, dan di saat yang sama pula setiap anggota tim dapat segera menyadari ketika ada satu atau beberapa pekerjaan yang mungkin mengalami masalah atau terhambat.

Fakta bahwa manusia adalah makhluk visual, karena itu jangan heran di papan Kanban juga biasanya ditempel kertas sticky note dengan berbagai macam warna, dimana warna yang berbeda bisa merepresentasikan siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tertentu, atau bisa juga merepresentasikan sub aktivitas dari objektif tertentu.

Tentu saja semakin kompleks aktivitasnya maka kolom-kolom pada papan Kanban dapat disesuaikan kembali, dan format 3 kolom adalah bentuk yang paling sederhana dari implementasi Kanban. Ada banyak contoh kasus bagaimana papan Kanban secara tidak langsung memicu terjadinya kolaborasi lintas tim dan mengarah kepada inovasi produk atau layanan.

Contoh menarik adalah dari Google yang cukup masif menggunakan papan Kanban sebagai alat produktivitas tim mereka. Ketika sebuah tim sedang mengerjakan suatu projek, mereka biasanya menuliskan dan mem-breakdown aktivitas-aktivitas utamanya di papan Kanban, dan papan Kanban tersebut juga dapat dilihat oleh tim lain yang terlibat di projek yang berbeda-beda.

Di sinilah proses kolaborasi antar tim dapat terjadi, ada kasus-kasus dimana tim lain yang sedang membuat produk tertentu merasa bahwa produk mereka ini bisa relevan, bisa menjadi bagian atau kontribusi dari projek milik tim lain. Papan Kanban juga sangat mengakomodir ketika terjadi perubahan atau interupsi sebagai akibat adanya perubahan atau penambahan sehubungan dengan projek yang sedang dikerjakan. Selanjutnya tim dapat mengelaborasi aktivitas-aktivitas yang baru, melihat dampaknya secara keseluruhan dalam mencapai objektif, dan selanjutnya mengambil keputusan, serta membuat prioritas.